Spaß mit Word, Textmarken und Beschriftungen

Ich hätte nicht gedacht, daß ich hier Tipps für Microsoft Office reinschreiben würde. (Das alles bezieht sich auf Office 2003, wie es mit älteren oder neueren Versionen aussieht, weiß ich nicht.)

Schlimm genug, daß man gezwungen ist, mit Word und Excel einen Bericht zu schreiben. Es war ja aus ausreichend schmerzlicher Erfahrung abzusehen, daß einem wieder irgendwas auf die Füße fällt.

Jetzt also mal ein, zwei Probleme lösen, die man mit Word und automatischen Beschriftungen (z.B. Abbildungen) hat.

  • einen Querverweis der Art „Abbildungen 1 und 2“ erzeugen
  • amoklaufende Textmarken ruhigstellen, bei denen im Querverweis statt nur „Abbildung 1“ noch ein Schwung vorangehender Text mit erscheint

Die Lösung dieser Probleme war mittels Onlinehilfe (Jaja, ich weiß, wie konnte ich nur glauben?), aber auch Google, nur schwer zu finden, nicht zuletzt mangels griffiger Suchwörter. (Wie stelle ich es an, daß leidende Zeitgenossen diese Rezepte finden können?) Darum das hier letztendlich auch als Notiz für mich, weil ich das Problem sicher wieder haben werde und dann wenigstens nachschauen kann.)

Querverweis „Abbildungen 1 und 2“

Das Grundproblem ist, daß man auf diverse Elemente der Beschriftung verweisen kann, z.B. Seitenzahl und „Kategorie und Nummer“ (über die Sinnhaftigkeit der Möglichkeit, die gesamte Beschriftung zitiert zu bekommen, möchte ich mich jetzt nicht auslassen), aber nicht auf die Nummer alleine. Man bekommt also immer „Abbildung“ und die Nummer in Kombination.

Auftritt QUOTE

Mit dieser Feldfunktion kommt man an die Nummer ran. Zunächst die Querverweise auf beide Abbildungen einfügen. Dann das erste Feld („Abbildung 1“) markieren und mit Strg-F9 in eine Feldfunktion verpacken. Es erscheinen zwei geschweifte Klammern, zwischen denen noch der Querverweis steht.

Nach der öffnenden Klammer quote eintippen, vor der schließenden Klammer \* arabic (d.h. die Nummer wird mit arabischen Zahlen ausgedruckt, wer's toll findet, kann auch gern „roman“ ausprobieren). Feldfunktion ausblenden und aktualisieren mit F9.

Wunderbar, jetzt ist nur noch die Nummer da. Das gleiche mit dem zweiten Querverweis machen und vor die ganze Angelegenheit noch „Abbildungen“ schreiben (und dazwischen „und“). Wer stattdessen mit der Abkürzung „Abb.“ arbeitet, kann sich natürlich das Gehampel mit dem ersten Querverweis sparen, wird sich aber freuen, daß man damit das verwandte Problem bereinigen kann, daß am Satzanfang eigentlich keine Abkürzungen stehen sollen und man irgendwie das automatische „Abb.“ wegmachen und „Abbildung“ hinschreiben möchte.

Ich frage mich, warum manche Leute LaTeX kompliziert finden.

Textmarken-Tumore

Folgendes Symptom: Man hat für mehrere Abbildungen (oder Tabellen) hintereinander weg Beschriftungen eingefügt. Danach hat man in dem Bereich dazwischen ein bißchen rumgetippt, gelöscht usw. Plötzlich erscheint bei Querverweisen statt „Abbildung 2“ ein Haufen Krempel, z.B. Text oder die über der Beschriftung stehende Grafik, abgeschlossen von „Abbildung 2“.

Ursache: die Textmarke, die unsichtbar den Text „Abbildung 2“ markiert, damit ihn der Querverweis referenzieren kann, erstreckt sich auf den voranstehenden Bereich. Das passiert, wenn man direkt vor der Textmarke Text einträgt, der dann der der Textmarke zugeschlagen wird. Dummerweise sind diese Textmarken unsichtbar (ausgeblendet) und erscheinen auch nicht nach Aktivieren von Extras → Optionen → Ansicht → Anzeigen → Textmarken. Großartig, ich bin begeistert.

Lösung: vor dem unerwünscht mitreferenzierten Teil der Bildunterschrift (z.B. der Grafik) mit der Return-Taste eine Leerzeile erzeugen. In dieser dann mit der Entfernen-Taste den störenden Text weglöschen (sollte man natürlich vorher kopiert und in sicherheit gebracht haben, wenn man ihn noch braucht) und die Beschriftungsmarke an den Cursor „heranziehen“. Mit rechtem Mausklick auf dem Querverweis → Feld aktualisieren kann man sich vom Fortschritt der Aktion überzeugen.

Ich frage mich immer noch / schon wieder, warum manche Leute LaTeX kompliziert finden.

Ceterum censeo Microsoftem esse … (Gerundiv nach Gusto einsetzen)

Kommentare (10)

  1. Jan 1 ⟨ 04.08.10, 10:57 | #  ⟩

    Oh, endlich finde ich einen guten Artikel zum Thema. ich hab gewisse Probleme mit der „Abbildung“. also vielen Dank für die Erklärungen

  2. André 1 ⟨ 19.12.11, 9:27 | #  ⟩

    Danke. Gut erklärt.

  3. Gioni 1 ⟨ 23.06.12, 1:49 | #  ⟩

    Herzlichen Dank, genau das hab ich gesucht. Guter Erklärung!
    (Unglaublich dass Word das nicht als Feature zur Verfügung stellt :/ )

  4. fj 229 ⟨ 23.06.12, 9:21 | #  ⟩

    Interessant, daß doch noch immer wieder Leute die Tipps gebrauchen können. Wie ist das eigentlich bei neueren Word-Versionen?

  5. Nia 1 ⟨ 15.06.14, 6:02 | #  ⟩

    Großartig, ich habe eine Lösung für Problem Nr. 1 gesucht und deine Beschreibung hat mir direkt beim ersten Ausprobieren in Office 2010 geholfen. Das hat man nicht so oft. Danke!!!

  6. fj 229 ⟨ 23.06.14, 12:27 | #  ⟩

    Erstaunlich, daß das für Office 2010 auch noch hilft. 😉

  7. mw 1 ⟨ 18.07.14, 10:18 | #  ⟩

    Dieses workaround funktioniert leider nicht bei kapitelbezogener Abbildungsnummerierung.
    Aus "Abbildung 3.1 und Abbildung 3.2" wird dann "Abbildung 3.1 und 5" oder wenn es direkt nach der hier beschriebenen Methode macht "Abbildung 4 und 5"

    Hat hier jemand Tipps/Anregungen?

  8. fj 229 ⟨ 04.08.14, 11:58 | #  ⟩

    Ich bin leider grad ganztags wegen Wasserprobenahme unterwegs und kann mir das nicht so genau anschauen, aber ich hab auch noch keine gute Idee dazu gehabt. 🙁

  9. fj 229 ⟨ 16.10.14, 1:01 | #  ⟩

    Ich hab im Netz zwar Lösungen dafür gefunden, die funktionieren mit einem deutschen Word aber nicht. Vermutlich werden Kapitel und Abbildungsnummer als eine Dezimalzahl gespeichert mit dem Kapitel vor dem Komma, der Abbildungsnummer nach dem Komma. Im Deutschen wird das Komma, im Englischen der Punkt als Dezimaltrenner verwendet und irgendwo in denn Innereien geht da etwas schief und man bekommt die Summe aus Kapitel und Abbildungsnummer.

    Es ist unglaublich.

    Wenn ich etwas neues rausgefunden habe, geb ich bescheid.

  10. Daniel 1 ⟨ 07.06.15, 2:22 | #  ⟩

    Gibt es zu der Problematik der kapitelbezogenen Abbildungsnummerierung mittlerweile eine Lösung?

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